Jede Woche erreichen uns Anfragen von Unternehmen, die „endlich eine eigene Software" wollen.
Die Gründe klingen immer ähnlich: Excel ist zu langsam, die bestehenden Tools passen nicht, der Wettbewerb hat auch was Eigenes.
Nicht weil wir keine Aufträge wollen. Sondern weil wir seit 20 Jahren sehen, was passiert, wenn Firmen zu früh, zu gross oder aus den falschen Gründen in Custom Development investieren.
Dieser Artikel zeigt, wann Individualsoftware keinen Sinn macht – und wann sie der richtige Schritt ist.
5 Situationen, in denen Individualsoftware keinen Sinn macht
Ihre Prozesse sind noch nicht stabil
Das Problem:
Sie wissen noch nicht genau, wie Ihr Prozess in 12 Monaten aussehen wird. Rollen ändern sich, Zuständigkeiten sind unklar, der Ablauf wird regelmässig angepasst.
Was passiert bei Custom Software:
Sie bauen Software für einen Prozess, der sich noch verändert. Nach 6 Monaten passt die Software nicht mehr. Anpassungen kosten Zeit und Geld. Frustration entsteht.
Besser:
Prozess erst mit einfachen Tools stabilisieren. Excel, Notion, Trello. Wenn der Ablauf 6 Monate lang gleich läuft: dann über Software nachdenken.
Ein SaaS-Tool deckt 80 % ab
Das Problem:
Es gibt bereits Software am Markt, die 80–90 % Ihrer Anforderungen erfüllt. Die fehlenden 10–20 % fühlen sich wichtig an – sind es aber oft nicht.
Was passiert bei Custom Software:
Sie investieren 30.000–80.000 € um 100 % Passgenauigkeit zu bekommen. Dafür verzichten Sie auf: automatische Updates, Support-Community, bewährte Sicherheit, sofortige Verfügbarkeit.
Besser:
SaaS nutzen und Prozesse leicht anpassen. Die meisten „unverzichtbaren" Sonderwünsche sind nach 6 Monaten vergessen.
Rechenbeispiel:
| Option | Jahr 1 | Jahr 2 | Jahr 3 | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| SaaS (200 €/Monat) | 2.400 € | 2.400 € | 2.400 € | 7.200 € |
| Custom Software | 35.000 € | 5.000 € | 5.000 € | 45.000 € |
Das Budget liegt unter der kritischen Schwelle
Das Problem:
Für sinnvolle Individualsoftware brauchen Sie mindestens 15.000–20.000 € für ein fokussiertes Projekt. Unter 10.000 € wird es fast immer ein Kompromiss, der später teuer wird.
Was passiert bei zu kleinem Budget:
- Wichtige Features werden gestrichen
- Sicherheit wird „später gemacht"
- Dokumentation fehlt
- Support endet nach Projektabschluss
Besser:
Warten, bis das Budget da ist. Oder mit Prozessautomatisierung (5.000–10.000 €) statt einer kompletten Anwendung starten.
Realistische Budgets:
| Projekttyp | Realistisches Budget |
|---|---|
| Einfache Automatisierung | 5.000 – 10.000 € |
| Fokussierte Anwendung | 15.000 – 30.000 € |
| Integrierte Plattform | 30.000 – 80.000 € |
| Komplexes System | 80.000 – 200.000 € |
Sie wollen „wie der Wettbewerber" sein
Das Problem:
Der Wettbewerber hat eine eigene App. Also brauchen Sie auch eine. Ohne klare Analyse, ob die App beim Wettbewerber überhaupt funktioniert.
Was passiert:
Sie kopieren Features, die vielleicht gar keinen Nutzen bringen. Sie bauen Software aus Image-Gründen statt aus Business-Notwendigkeit.
Besser:
Fragen Sie: Welches konkrete Problem löst die Software? Wie viel Zeit/Geld spart sie? Gibt es messbare Kennzahlen?
Ihre Excel-Lösung funktioniert eigentlich
Das Problem:
Die Excel-Tabelle ist unübersichtlich, aber sie funktioniert. Niemand verliert Daten. Die Arbeit wird erledigt.
Was passiert bei Custom Software:
Sie ersetzen ein funktionierendes System durch ein neues. Das Team muss umlernen. Es gibt eine Übergangsphase mit Fehlern. Nach 6 Monaten macht die Software das Gleiche wie Excel – nur komplizierter.
Besser:
Excel optimieren. Strukturieren. Vielleicht ein Add-In nutzen. Oder nur den kritischsten Teil automatisieren.
- Mehr als 3 Personen arbeiten gleichzeitig an denselben Daten
- Fehler durch manuelle Eingabe kosten mehr als 5.000 €/Jahr
- Compliance-Anforderungen erfordern Audit-Trails
- Externe Systeme müssen automatisch angebunden werden
Der ehrliche Kostenvergleich
SaaS: Die versteckten Kosten
| Kostenfaktor | Typisch |
|---|---|
| Lizenz pro User/Monat | 20–200 € |
| Premium-Features | +50–100 % |
| API-Zugang | Oft extra |
| Datenexport | Manchmal limitiert |
| Schulung | Selbst organisieren |
| Anpassung | Oft nicht möglich |
Langfristig (5 Jahre, 10 User, 100 €/User): ca. 60.000 € + Wechselkosten wenn Tool nicht mehr passt
Custom Software: Die versteckten Kosten
| Kostenfaktor | Typisch |
|---|---|
| Entwicklung | 15.000 – 80.000 € |
| Hosting/Jahr | 600 – 3.000 € |
| Wartung/Jahr | 10–20 % der Entwicklung |
| Sicherheitsupdates | Laufend |
| Feature-Erweiterungen | Nach Aufwand |
| Dokumentation | Einmalig + Updates |
Langfristig (5 Jahre, Entwicklung 40.000 €): 40.000 + 15.000 (Hosting) + 30.000 (Wartung) = ca. 85.000 €
- SaaS-Kosten > 1.500 €/Monat (18.000 €/Jahr)
- Oder: Prozesseffizienz spart > 30.000 €/Jahr
- Oder: Wettbewerbsvorteil ist klar messbar
- Oder: Compliance/Datenschutz macht SaaS unmöglich
Entscheidungsmatrix
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Prozesse noch instabil | Warten, erst stabilisieren |
| SaaS deckt 80 % ab, <500 €/Monat | SaaS nutzen |
| Budget < 15.000 € | Automatisierung statt Vollsoftware |
| „Weil Wettbewerber" | Erst Businesscase prüfen |
| Excel funktioniert | Excel optimieren |
| SaaS > 1.500 €/Monat, steigende Kosten | Custom prüfen |
| Prozess einzigartig, nicht abbildbar | Custom sinnvoll |
| Integration mehrerer Systeme kritisch | Custom sinnvoll |
| Datenschutz erfordert Kontrolle | Custom sinnvoll |
| Zeitersparnis > 30.000 €/Jahr möglich | Custom prüfen |
Wann Individualsoftware Sinn macht
Nicht als Verkaufsargument. Sondern als ehrliche Einschätzung:
1. Ihr Kernprozess ist einzigartig
Nicht „ein bisschen anders" – sondern fundamental anders als Standardlösungen es abbilden können.
2. Integration ist geschäftskritisch
Mehrere Systeme müssen in Echtzeit kommunizieren. Manuelle Übertragung kostet mehr als 20.000 €/Jahr an Arbeitszeit oder Fehlern.
3. Sie skalieren mit konstantem Prozess
Der Prozess ist stabil, funktioniert, und Sie brauchen ihn 10x schneller oder für 10x mehr Volumen.
4. Datenkontrolle ist nicht verhandelbar
Branchenregulierung, Kundenvorgaben oder interne Policy erfordern volle Kontrolle über Infrastruktur und Daten.
5. Der ROI ist klar berechenbar
Sie können vor Projektstart sagen: „Diese Software spart uns X Euro pro Jahr" – und X ist grösser als die jährlichen Gesamtkosten.
Fazit: Die ehrliche Empfehlung
Wenn Sie diesen Artikel lesen und bei mehr als zwei Punkten gedacht haben „Das trifft auf uns zu" – dann ist Individualsoftware wahrscheinlich nicht der richtige nächste Schritt.
- Prozesse dokumentieren und stabilisieren
- SaaS-Tools systematisch evaluieren
- Engstellen identifizieren und einzeln automatisieren
- Budget aufbauen für den richtigen Zeitpunkt
Individualsoftware ist kein Upgrade.
Es ist eine Infrastrukturentscheidung mit 5–10 Jahren Auswirkung.
Wer das versteht und trotzdem sagt: „Wir brauchen das, weil unser Prozess einzigartig ist, wir die Zahlen kennen, und wir bereit sind" – mit denen arbeiten wir gerne.
Alle anderen beraten wir ehrlich zu Alternativen. Auch wenn das heisst, dass kein Auftrag entsteht.
Dieser Artikel spiegelt 20 Jahre Erfahrung im Bau von Geschäftssoftware wider. Er ist keine Verkaufsargumentation – sondern eine Entscheidungshilfe.
Nicht sicher, was zu Ihnen passt?
In einem kostenlosen 30-Minuten-Gespräch geben wir Ihnen eine ehrliche Einschätzung, ob Individualsoftware für Ihren Fall sinnvoll ist. Manchmal empfehlen wir auch Alternativen.
Kostenlose Erstberatung